אני רוצה קצת לספר לכם על מאחורי הקלעים בעבודתינו, והפעם ארצה להתמקד במרוץ אל הציונים..
לאחר המבחנים בפועל, מתחיל פרק חדש, אינטנסיבי הרבה יותר. בשלב זה מתחיל התהליך החודשי שזכה לכינוי 'המרוץ אל הציון'…
אנו מעריכים מאוד את הנבחנים שלנו, אנו מבינים כמה השקיעו ועמלו לדעת את החומר הנלמד ולהצליח במבחן עליו. שבועות ארוכים הם שיננו את החומר, לפעמים יומם ולילה, כדי להגיע אל המבחן ולקצור את פרי יגיעתם. אנו מבינים את הציפייה והרצון שלהם להתעדכן בציון וכמה שיותר מוקדם. משכך, ברור לנו שעלינו לעשות הכל, כולל הכל, כדי למלא את רצונם ולעדכן את הציון בזמן. מנקודה זו אנו מתחילים את הפרויקט החודשי, לאסוף את החבילות בזמן, לבדוק את המבחנים בהקדם, ולעדכן את הציונים בשלב המוקדם ביותר.
זוהי משימה עליונה עבורנו ברמת חשיבות גבוהה ביותר, ואנו מטפלים בכך בכוחות רבים וברמת יעילות גבוהה בס"ד.
אחראי מקומות המבחן שלנו כבר יודעים. החל משעה לאחר צאת השבת צפוי אחד השליחים שלנו לאסוף את החבילה מביתם. מערך נרחב של שליחים מתפרס בכל רחבי הארץ ומגיע עד לצפון ולדרום. תוך יום או יומיים מתרכזות רוב החבילות במתחם בירושלים למסע מהיר של פירוק החבילות והפרדה בין המבחנים השונים. דפי המשבצות מועברים מידית לסריקה ממוחשבת ברמת דיוק גבוהה ביותר, ושאר המבחנים ממויינים ומועברים לבודקים החשובים.
כחלק מהמאמץ הגדול שלנו להגיע לכל חבילה וחבילה במהירות, נתוני האיסוף זורמים אלינו ומתעדכנים בצורה ממוחשבת בתוכנה מיוחדת, כך שאנו מעודכנים בכל רגע במצב כל אחת מהחבילות.
לצערנו, מדי חודש אנו נתקלים בחבילות שמתעכבות בשגגה אצל האחראים. החזרת חבילות אלו דורשת מאתנו טרחה רבה. ברור שאנו לא חוסכים בשום מאמץ בדרך אל כל אחת מהחבילות, עד לחבילה האחרונה, אך לטובת הנבחנים כאמור, אנו מבקשים להיות ערניים ולהקפיד להחזיר לנו את החבילה במועד הקבוע.
גלגלי העשייה מסתובבים מהר
הפעילות המאומצת מצדנו לעדכון כל הציונים בשלב מוקדם ביותר, דורשת עשייה רבה במישורים שונים ועוברת בנקודות שונות, כמו: מערך השליחים, הצוות הלוגיסטי, הבודקים, צוות המשרד, עדכון הציונים בפלטפורמות השונות, הדפסת המכתבים ושליחתם בדואר או במייל. אנו עוקבים כל הזמן אחר התהליך לוודא שהרכבת מתקדמת בציר הזמן המתאים.
נדמה שזר לא יבין את המאמץ העליון שמגוייס להצלחת המערכה הקבועה הזו מדי חודש. חשוב לנו מאוד ששום שלב לא יתעכב מחוסר שימת לב, או שדברים לא ייפלו בין הכיסאות. חשוב לדעת, אנו מטפלים מדי חודש בעשרות אלפי מבחנים ויותר. נדרשת מלאכה רבה של ריכוז הנתונים ושליטה על המצב המשתנה בכל שעה כדי לקדם את התהליכים הלאה ולהאיץ את גלגלי העשייה, ואנו משתדלים ומתפללים לעשות זאת בהצלחה.
אנו לא נחים לרגע. היעד הנכסף של פרסום הציונים בהקדם מניע אותנו כל הזמן. בשל ריבוי המבחנים ב"ה, הציונים מגיעים אלינו במספר פעימות. מתוך המודעות הרבה לציפייה של הנבחנים כאמור, כל כמות שאנו מקבלים מתפרסמת מיידית בפלטפורמות השונות. אנו לא רגועים ולא מסיימים את המבצע עד לפרסום הציונים האחרונים ממש.
(מתוך מאמר נרחב שיפורסם בגליון 'לקראת שבת' דברים)