אליעזר (לייזר) רוט
רבבות יהודים נבחנים מדי חודש במבחני 'דרשו', ולמרות הוותק הרב שנצבר במשרדי הארגון בכל הקשור ללוגיסטיקה הענפה והמורכבת של קיום המבחנים ובעיקר האיסוף שלהם והעברתם לבדיקה במהירות האפשרית לאחר עשייתם, נדרשים בכל פעם פתרונות חדשים ושדרוגים נוספים של דרכי הפעולה השונות, על מנת לוודא שאף מבחן לא ילך חלילה לאיבוד, ושכל נבחן יקבל ציון על המבחן שערך, לאחר עמל ויגיעה של חודש ימים.
שוחחנו עם מי שמנצח על המלאכה, הרב אהרן כהן העומד בראש מערך המבחנים, ואחראי תוכנית 'הדף היומי בהלכה', וביקשנו לשמוע בעיקר על האיסוף של המבחנים לאחר ביצוע המבחן הפועל.
"מדובר במשימה מורכבת מאוד", הוא מסביר, "יש כאן כמה עשרות אלפי טפסי מבחן, שמחולקים בקרוב לאלף מוקדי בחינה, ואנחנו צריכים לאסוף מכל אחד מהמקומות, ולוודא שאף מבחן לא נשאר חלילה מאחור.
"למעשה זה מתחיל בבחירה והדרכה של אחראי מוקדי המבחן", הוא מציין, "מלכתחילה אנחנו משתדלים לבחור אנשים אחראים מאוד ורציניים מאוד. כל אחראי מוקד מבחן צריך לוודא בסיומו של המבחן שלא נשאר שום טופס בחינה שלא נכנס לחבילה המסודרת. לפעמים נבחנים מניחים את הטופס על השולחן הסמוך וכדו', והאחראי עלול לפספס את המבחן, ואנחנו מדריכים אותם לבדוק שוב ושוב כדי לוודא שזה לא קורה חלילה.
"לאחר האיסוף, יש מעטפות מיוחדות שבהן מכניסים האחראים את המבחנים. אנחנו מספקים את המעטפות הללו מלכתחילה, ועליהן סימון ברור של האחראי ומקד הבחינה.
"בימים אלו הוספנו שדרוג מיוחד למערכת, בדמות 'ברקוד' שמוטמע על כל מעטפה, ושעובר סריקה לפני השליחה ולאחר האיסוף, כדי לוודא שהפרטים המופיעים אכן תואמים את מה שקיים אצלנו במערכת".
הרב כהן מספר שהאיסוף מתחיל כשעה אחר צאת השבת. "המבחנים נערכים בדרך כלל בימי חמישי ושישי, ובמוצאי שבת מתחיל האיסוף. יש אזורים שבהם האחראים מתבקשים להניח את החבילה מחוץ לביתם, בסמוך לדלת או במקום מוסכם מראש, ויש מקומות שבהם השליח יוצר קשר טלפוני ואוסף את החבילה ישירות מידיו של אחראי המוקד או מי מבני משפחתו.
"הקמנו באחרונה מערך של 'שיחה קולית', שבאמצעותו אנחנו משאירים 'צנתוקים' וכל אחראי מוקדי המבחנים מכירים את המספר ויודעים שהם חייבים להקשיב להודעות שבהן יש הדרכה חשובה במקרה הצורך.
"לפני איסוף המבחנים הם מקבלים תזכורות, כדי לוודא שכל אחד ערוך ומוכן עם המבחנים שלו, למסור אותם בצורה מסודרת כדי לשמור על יעילות מקסימלית.
"ואכן, בבוקרו של יום ראשון, או עד שעות הצהרים, כל החבילות כבר נמצאות בירושלים, במשרד הלוגיסטי של 'דרשו'.
"בשלב זה עוברות החבילות סריקה חוזרת של ה'ברקודים', ולאחריה אנחנו יכולים להשוות כמה חבילות נכנסו לעומת כמה חבילות נשלחו וכמה מוקדי מבחן היו במבחן האחרון. כמובן שהמוקדים החסרים, אם יש כאלו, קופצים מיד לראש הרשימה ואנחנו מקבלים התרעה על כך שבמוקדים אלו ואלו עדיין לא נמסרה החבילה".
הרב כהן מסביר שיש חשיבות מקסימלית לאיתור מיידי של כל החבילות החסרות: "אם נניח ייקח לנו שבוע או אפילו שלושה ימים כדי להבין איזו חבילה חסרה, אנחנו עלולים לאבד אותה חלילה לנצח. כי האחראי שם אותה מחוץ לדלת, המשלוחן שביצע את האיסוף לא זיהה אותה כי בדיוק שכן אחר העמיד שם עגלת תינוק, אחראי מוקד המבחן בטוח שהחבילה נאספה, והמנקה שמגיע ביום שני בערב משליך אותה לגניזה במקרה הטוב או חלילה לאשפה במקרה הפחות טוב.
"לכן אנחנו רוצים לדעת הכי מוקדם שאפשר על כל חבילה שחסרה, וברגע שמתברר לנו שחסרה חבילה, מתחיל מיד בירור רציני ומעמיק איפה היא נמצאת ולמה עוד לא נמסרה ולא הגיעה אלינו. מיד לאחר מכן יוצא שליח לאסוף את החבילות הנותרות, ועד שאין לנו את כל החבילות המערכת לא נרגעת ויש מקסימום לחץ ומאמץ כדי לאתר אותן במהירות.
"בחסדי שמים", מוסיף הרב כהן, "אני יכול לומר בפה מלא, שאכן לא נעלמות אצלנו חבילות של מבחנים, וזה לא דבר מובן מאליו. יש המון המון מחשבה ומאמץ, כי בהנהלת 'דרשו' מייחסים למבחנים הלא בדוקים חשיבות מקסימלית. מדובר בפרי עמל ויגיעה של חודש שלם מצד הנבחנים, ומהמינימום שאנחנו רוצים להעניק להם זה ציון למבחן, שלא לדבר על המלגה שזה כבר עניין כספי.
"אחרי שלב האיסוף, מתחיל הליך בדיקת המבחנים, אבל זה כבר סיפור בפני עצמו", מסכם הרב כהן, "ועל כך אולי נספר בהזדמנות אחרת…".