הרב פרידמן, אולי לא יפה כל כך לשאול את זה – אבל למה צריכים בכלל 'מנהל' בשביל הפצה לוגיסטיקה ושילוח? שולחים מישהו לדואר וזהו!
ר' יוסף מחייך: "כשהגעתי ל'דרשו' היו בסך הכל אולי 100 נקודות מבחן בכל בארץ. כיום אנו עומדים בסביבות ה-600 נקודות מבחן. כך שאם בתחילה יכולתי לנהל את הכל בעצמי, כיום זה לא שייך. תאריכי המבחנים הם קשיחים ולא ניתנים לשינוי, הכל צריך לצאת ולהגיע בזמן. כל תקלה עלולה לגרום לעשרות או מאות אנשים להפסיד את המבחן, וזו אחריות גדולה מאוד.
"במשלוחים רגילים, אתה יודע שאם זה לא הגיע, אפשר לשלוח גם מחר. כאן אין אופציה כזו. המערך הלוגיסטי חייב לדפוק ללא כל פשרות – המשלוחים, ההזמנות, כל מה שמסביב, גם המשלוחים לחו"ל – כולל לצרפת, ארגנטינה ודרום אפריקה.
"בהמשך השיחה" – ר' יוסף מחייך שוב – "אני מקווה שתקבל את התשובה המלאה לשאלתך, מה מורכב כל כך במשימה הזאת".
באילו כמויות מדובר? כמה נבחנים יש?
"יש כיום בסביבות עשרים אלף נבחנים. חודש פחות, חודש יותר. בגמרא קשה יש פחות, בגמרא קלה יש יותר, אבל בדרך כלל זה בסביבות עשרים אלף נבחנים בכל חודש. כולל אירופה ובכל קצווי תבל.
אז מה באמת מורכב כל כך בלוגיסטיקה הזאת?
"אתאר לך על קצה המזלג את התהליך הארוך שחוזר על עצמו מדי חודש. העבודה לא מתחילה בהדפסת המבחן, אלא זמן רב קודם לכן. יש את הצוות שכותב את השאלות, מהם זה נשלח לרבנים שעוברים על זה, אחריהם זה חוזר למשרד ועובר תיקונים, משם זה עובר לעורך, והוא שולח אלינו חזרה. כל התהליך הזה לוקח שבוע שלם.
"ברגע שהמבחן מוכן, הוא נשלח להדפסה, תהליך שלוקח מספר ימים עד שהמבחנים המודפסים מגיעים למחסן. עכשיו מתחילה עבודתם של צוות אברכים בני תורה שיושבים ומחלקים את המבחנים לחבילות נפרדות לפי מוקדי המבחנים, החבילה כוללת דף גמרא, מבחן גמרא, מבחן הלכה, מבחן דף הכולל החדש, ולפעמים יש הזמנות מכל מיני נבחנים ממקומות שונים בארץ, שמבקשים משנה ברורה, או חוברות, או כל מיני ספרי מוסר, אז הכל נכנס לתוך החבילה והם מקבלים את זה עד המקום.
"עכשיו, אנו לא יכולים להתחיל את המשלוחים מדי מוקדם, כי איננו רוצים שהאחראים על מוקדי המבחנים יקבלו את זה שבועיים לפני מועד המבחן, שישכב אצלם בבית ויהווה עליהם נטל. לכן אנו מכוונים את המשלוחים כך שהאחראים יקבלו אותם ממש יום יומיים לפני המבחן. וזה הופך את העסק למסובך הרבה יותר. אנו שולחים לכל הארץ – צפון, דרום, בני ברק, מרכז, ירושלים, מודיעין; אנחנו מגיעים לכל חור, אפילו לחיספין, למטולה ולאילת, וזה לא קל להגיע לכל הארץ, ועוד בטווח מדויק של זמנים.
"תוסיף לכך את הנתון, שיש את המבחנים של יום חמישי ויש את של יום שישי. שניהם מבחנים על משנה ברורה, אבל בשביל יום שישי אנחנו צריכים לשלוח מבחנים אחרים, כי המבחנים של יום חמישי כבר התפרסמו בציבור.
לאחר המבחן הטפסים מגיעים אלינו בחזרה, אנו מעבירים אותם לבודקים, מחזירים מהם, ואז עובדי המשרד מזינים את הנתונים במערכת. יש במשרד מתכנתים שעובדים כל הזמן על המערכת שתהיה מהירה יותר, יעילה ומדוייקת יותר. כשהמבחנים חוזרים ממקומות המבחן, צריכים לספור כמה טפסי מבחן הגיעו, וכך יודעים כמה צריכים לשלוח בחודש הבא לאותו מוקד. כמובן מוסיפים עוד טפסי מבחן, ליתר ביטחון. אנו עושים את מרבית ההשתדלות שיהיו מספיק מבחנים בכל מקום, שלא יהיה מצב שמישהו מגיע ואין לו מבחן.
"מדובר אפוא בעבודה נון סטופ שתופסת את כל החודש. לשלוח להדפסה, לקחת מההדפסה, לשלוח למוקדים, להחזיר משם, לשלוח לבודקים, להחזיר מהם, מסע שכולל כשש תחנות ולפעמים יותר.
כיצד אפשר להיות בטוחים שלא נשמטה איזו חבילה? אולי השליח של הדואר ייתקע פתאום…
"אז זהו, בגלל זה אנחנו לא שולחים בדואר, אלא עם אברכים, שיש להם זיקה לדבר הזה והם רוצים מאד שזה יגיע לכל מקום. מדובר באברכים ממש, שלא עובדים במשך היום, אבל יש להם רכב והם מעוניינים בהכנסה צדדית. וכשאלו הם ה'משלוחנים' שלנו, אנו יכולים להיות בטוחים יותר שהמשלוחים יגיעו בזמן, כי הם מכירים בערך של הדבר ויעשו הכל כדי שלא לפספס.
"אמנם בכל זאת, הרי אין מושג של 'דבר מושלם' בחיינו, אז במקרים הנדירים שמתרחשת תקלה, שולחים לאחראי המוקד את המבחן במייל או בפקס, והוא מדפיס את זה במקום מגוריו. כך או כך, אני כבר יותר מעשור פה ולא נתקלתי במקרה שהיה חסר מבחן במוקד כל שהוא. אנחנו עושים את זה כבר שנים, ויש סייעתא דשמיא מאד גדולה, ואני מקווה ומתפלל שהיא תמשיך ללוות אותנו גם ההמשך".
רגע, אז כמה גורמים מעורבים בכל השרשרת הזאת? כבר הצלחת לבלבל אותנו…
ר' יוסף שוב מחייך: "נראה לי שכעת התחלת לקבל קצת תשובה לשאלה הראשונה שלך. אני כמנהל של כל העסק הזה, צריך להיות בקשר לאורך כל החודש עם כותבי המבחנים, עם הרבנים, עם הצוות שממיין ומחלק את המבחנים לחבילות לפי המען שלהם; עם עשרות ה'משלוחנים', עם מאות האחראים על מוקדי המבחן, עם הבודקים – לדאוג שכל אחד יעשה את שלו בזמן ולא יתקע את השרשרת כולה. וזה רק החלק של המבחנים. עוד לא נגענו בהפצת הספרים ואספקת ההזמנות לכל רחבי הארץ…
"אגב, במבחני ההלכה הנערכים במתכונת 'מבחן אמריקאי', התהליך מתקצר מעט, כיוון שאין צורך לשלוח את זה מהמשרד לבודקים, אלא הם נסרקים במערכת והציון מוזן אוטומטית למחשב.
"כמו כן, המבחנים של חו"ל, חלק נשאר שם ונבדק שם, וחלק חוזר לפה. מקומות כמו ארגנטינה, צרפת ועוד, שולחים חזרה לארץ".
למה שכל העסק לא יהפוך לדיגיטלי, כדי שלא יצטרכו לשלוח את המבחנים פיזית לכל מקום?
"דיברו על זה הרבה פעמים, ועשינו מדי פעם סקרים בקרב אברכים לגבי האפשרות הזאת, והתברר לנו שאברכים רבים לא אוהבים את הטכנולוגיה, הם אוהבים לכתוב. כמו בכתיבת חידושי תורה, שרבים לא אוהבים לכתוב את זה במחשב אלא בעט, כך גם לגבי המבחנים, אברכים מחברים את זה מאוד לכתיבה של חידושי תורה, ולכן מעדיפים יותר לכתוב זאת בעט. אבל מי יודע, יכול להיות שבעתיד, לאור ההתפתחות הטכנולוגית המואצת, הדברים ישתנו".
מדברים שבגלל המצב תהיה אפשרות לעשות את המבחן הקרוב באופן מקוון וגם דרך הטלפון.
"אכן, עובדים על זה עכשיו, וכבר במבחן הקרוב תהיה אפשרות להבחן כאן באתר. כבר הזכרתי שיש הרבה מתכנתים שעובדים כל הזמן על שכלול המערכת שתהיה נגישה וקלה יותר, וגם זה חלק ממה שהם עושים".
האם המבחנים חוזרים לנבחנים בסופו של דבר?
"בעבר הרחוק, נבחני הדף היומי קיבלו מדי תקופה בתוך תיקיה יפה את כל המבחנים שלהם. כיום זה לא כך, אבל מהרגע שהמבחנים חוזרים מהבודקים למשרד והציונים מוזנים במערכת, כל אחד יכול להתקשר למשרד ולבדוק מה הציון שלו".
ועכשיו ברמה האישית – איך הסיפוק שלך מהעבודה הזאת?
"ברור שמעבר לפרנסה, יש בעבודה הזאת ערך מוסף של סיפוק רוחני גדול. זו עבודה עם ערכים. פגשתי הרבה אנשים שאמרו לי שהמבחנים ממש שינו להם את החיים. כשהלומד יודע שעליו להבחן, אפילו שלא ממש מעניין אותו הציון, אבל ברגע שהוא נבחן הוא ממש קונה את את מה שלמד. אני מרגיש סיפוק רב מהעבודה הזאת, כי זה גם הפצת תורה וגם עזרה לאנשים.
"במקומות רבים שהייתי, ופגשתי אנשים שהתעניינו מה אני עושה, ועניתי שאני עובד ב'דרשו', כמעט תמיד לא שאלו מה זה, הם כבר מכירים. אפילו חילונים שמעו כבר על הדבר הזה, וזה סימן שזה עובד. ואני רואה את עצמי כשותף בזכות העצומה הזאת".
בוא נדבר קצת על הספרים של 'דרשו'. לאחרונה יצא ספר 'המפתח', האם אתה מרגיש שינוי כל שהוא בעומס העבודה?
"מנקודת מבטי כמנהל הלוגיסטיקה, כל הסיפור של ספר 'המפתח' זו סייעתא דשמיא עצומה. לא יודע של מי, אבל זו סייעתא דשמיא גדולה מאד. אנחנו מוצפים בהזמנות ללא הרף, והמזמינים רוצים את זה כמה שיותר מהר. הספר הזה מקל מאד על הלומדים ועל כל יהודי שרוצה לברר הלכה כלשהי. אנשים מבינים את החשיבות הגדולה בכך שהספר יהיה אצלם בבית, וההזמנות מתקבלות בכמות עצומה.
"וכמובן, אנו משתדלים שזה יגיע מה שיותר מהר. זה לא לוגיסטיקה רגילה, זה לוגיסטיקה של תורה, וברגע שמכניסים בעבודה את הפן הזה, זה הופך להיות משהו אחר לגמרי. זה גורם לנו להתאמץ מעל ומעבר שהמזמינים יקבלו את זה מה שיותר מהר.
"ספר 'המפתח' הוא חדש, עם המשנה ברורה של 'דרשו' אני עובד כבר שנים, ובזה כבר הספקתי ממש להרגיש את השטח. איפה שאני הולך, לא משנה באיזו עיר ובאיזה בית כנסת; בכל האזורים, בכל בתי בכנסת, כל האנשים, מכל הסוגים, לא משנה עם איזו כיפה הוא הולך או איזה מכנסיים – כולם מסתובבים עם המשנ"ב של דרשו.
"לכן אני מרגיש מחובר לזה באופן מיוחד, כי אני רואה בפועל שאנשים מסתובבים עם זה. גם רבנים, מכל החוגים, מסתובבים עם המשנ"ב של דרשו כי זה עוזר להם. העובדה הזאת מחזקת אותי מאוד. זו עבודה לא קלה בכלל, אבל כשרואים את התוצאות, כשאתה רואים שאנשים לומדים בזה, וזה עוזר להם, זה נותן המון חיות".
חלק מסיפור ההצלחה הוא, שהמזמינים מקבלים את ההזמנה במהירות. איך עובד הליין הזה?
"כמו המבחנים, כך גם הספרים. בעבר היינו שולחים את זה בדואר כמו שהזכרתי קודם, כיום עברנו יותר למשלוחים על ידי אברכים. בכל האזורים החרדים ממש, כמו ירושלים, בני ברק, מודיעין, אלעד, בית שמש, ביתר, יש אברכים, והם נוסעים מעיר לעיר, אז שולחים את זה איתם. יש המון אברכים שמשולבים במערך הזה, אברכים חסידיים, ליטאים, כל מיני, והם מקבלים על זה כמעט אותו מחיר שמקבלים בדואר. מרגישים גם שהם מפיצים תורה, אז הם מוכנים בשמחה לעשות את זה.
"וכיוון שזה נשלח על ידי אברכים, קל יותר לבדוק מי קיבל ומי לא. בדואר אי אפשר לדעת. אפשר לדעת שהמשלוח נמצא במקום פלוני, אבל אי אפשר לעשות כלום מעבר לזה. אין עם מי לדבר. ופה יש לך אברך בכל עיר, ויש עם מי לדבר ולברר.
"גם למקומות הרחוקים בצפון או בדרום, אנחנו לא שולחים בדואר אלא עם חברה גדולה שמתחייבת שזה יגיע תוך כמה ימי עסקים. וגם יותר קל לנו לעקוב אחרי זה. ואנחנו באמת עושים את המקסימום שאפשר שזה יגיע מה שיותר מהר.
אני שומע מאנשים שמצליחים לקבל את הספרים לפעמים בתוך 24-48 שעות מאז ההזמנה. זו רמה גבוהה מאוד של שילוח. איך אתה מגיע לרמה הזאת? למדת את המקצוע הזה?
"לא למדתי, אבל אין חכם כבעל הנסיון. הניסיון הוא המורה הטוב ביותר. אני יושב כאן כבר הרבה שנים, עושים דבר אחר ורואים שזה לא עובד, אז מנסים משהו אחר, וכך מגיעים. ועדיין יש להיכן להתקדם. אנחנו משתפרים כל הזמן, שומעים כל עצה או רעיון שמישהו אומר ולוקחים זאת לתשומת הלב.
"בדיוק היום קיבלתי טלפון מאחד שהזמין בבוקר, ובשעה 4:00 אחה"צ כבר היה לו את זה. הוא היה המום. כמובן, זה לא תמיד כך. לפעמים מקבלים תוך יום, ולפעמים תוך שלושה ימים, אבל אנחנו משתדלים שזה יגיע מה שיותר מהר.
נראה שסוד ההצלחה שלך הוא שאתה מחובר לעבודה גם מבחינה רגשית. מה גרם לך להתחבר כל כך לעבודה ב'דרשו'?
"אתה אכן צודק, וכבר הזכרתי זאת קודם, שאני מאוד מחובר רגשית למקום הזה. עבודה שלא מתחברים אליה, אין חשק לקום לקראתה בבוקר, הכל נעשה בעצלתיים. ולעומת זאת, כשנהנים ומתחברים למה שעושים, הכל אחרת לגמרי. אתה שואל למה אני מחובר? אני חושב שאין פה שאלה. זו עבודה שמתחברת לערכים הכי גבוהים שלנו כיהודים שומרי תורה ומצוות. זו הפצת תורה ויהדות".
משהו לסיום?
"הדבר הבולט ביותר שאני מרגיש בעבודה הזאת, זו הסייעתא דשמיא המיוחדת. זה לא רק לפעמים, זה כל הזמן. פעמים רבות אני נתקל במשימות שברור לי שבדרך הטבע אין סיכוי להספיק אותן ביום אחד. אבל כשיש סייעתא דשמיא, הכל עובר. בכל רגע אני רואה את הסייעתא דשמיא הזאת.
"כמי שמכיר את התחום הזה, אני יכול לומר בביטחון שבשום מקום אחר זה לא היה דופק בצורה מושלמת כל כך כפי שזה קורה כאן. זה לא היה יכול לקרות אלא רק על ידי סייעתא דשמיא אמיתית. אין לי ספק שזה לא בזכותי. לא חסרים אנשים הרבה יותר מוצלחים ממני במקומות אחרים, שלרשותם עומדים אמצעים הרבה יותר מתקדמים, ובכל זאת הם לא מצליחים לעשות את מה שאני עושה.
"וכאמור, אני מדבר מתוך נסיון, אני יושב כל הזמן עם חברות משלוחים, לארץ או לחוץ לארץ, כל מיני כריכיות ובתי דפוס, וכל מה שקשור לתחום. אין דרך אחרת להסביר את זה חוץ מאשר סייעתא דשמיא. אין מילה אחרת".